ONBOARDING DE EMPLEADOS IGUAL PARA TODOS
CONTEXTO
Avizor es una compañía española especializada en el desarrollo y fabricación de productos para el mantenimiento de lentes de contacto y soluciones para la salud ocular. Fundada en Madrid en 1981, la compañía ha desarrollado una importante presencia internacional.
En el ámbito de la gestión de personas, Avizor contaba con un proceso de acogida sólido desde el punto de vista administrativo y organizativo. Sin embargo, la experiencia de onboarding de los empleados variaba en función del manager y del departamento, generando diferencias en la forma en que las nuevas incorporaciones vivían sus primeras semanas en la organización.
El reto consistía en evolucionar desde un onboarding centrado en la transmisión de información hacia una experiencia de incorporación estructurada que favoreciera la integración, la conexión con la cultura corporativa y el sentimiento de pertenencia desde el primer día.
Para ello, era necesario diseñar un modelo común de onboarding para toda la organización, sin perder la flexibilidad necesaria para adaptarse a las particularidades de cada área.
El reto: crear un modelo común de onboarding de empleados
El proyecto debía permitir a Avizor establecer una experiencia de onboarding más homogénea, independientemente del manager o departamento al que se incorporara cada persona.
El nuevo modelo debía estructurar el proceso de incorporación y establecer unos criterios comunes para toda la organización, manteniendo al mismo tiempo la capacidad de adaptación de cada área.
Además, el onboarding de empleados debía entenderse como un proceso progresivo, que comienza antes de la incorporación y continúa durante las primeras semanas y meses en la organización.
SOLUCIÓN SKOLAE Formación
La solución desde SKOLAE Formación diseñó para Avizor una solución que combinó consultoría, diseño metodológico y formación.
Como resultado del proyecto se desarrollaron diferentes recursos para facilitar la implantación del nuevo modelo de onboarding de empleados.
- Guía Marco de Experiencia de Onboarding: Se desarrolló una Guía Marco de Experiencia de Onboarding que definía los principios, roles, responsabilidades y mínimos comunes para toda la organización. La guía permitía disponer de un marco compartido para estructurar la experiencia de las nuevas incorporaciones.
- Employee Welcome Journey: del preboarding a los primeros meses: El proyecto incluyó el diseño de un Employee Welcome Journey, estructurado desde el preboarding hasta los primeros meses de incorporación. El recorrido establecía objetivos, hitos y acciones concretas para cada fase, permitiendo estructurar de forma progresiva la experiencia de incorporación.
- Toolkit de Onboarding para RRHH, managers y equipos: Se creó un Toolkit de Onboarding con herramientas prácticas para Recursos Humanos, managers y equipos, destinado a facilitar la implantación del nuevo modelo.
- Formación para dinamizar las sesiones de bienvenida: El proyecto incorporó una acción formativa específica para dotar al equipo de Recursos Humanos de competencias de facilitación, comunicación e interacción durante las sesiones de bienvenida. La formación se trabajó mediante simulaciones, role plays y situaciones reales vinculadas al contexto de Avizor, favoreciendo la aplicación práctica de los contenidos.
El nuevo modelo estableció así una estructura común para toda la organización, manteniendo la posibilidad de que cada departamento adaptara determinados elementos a sus necesidades y garantizando al mismo tiempo una experiencia coherente para las nuevas incorporaciones.
METODOLOGÍA
El proyecto comenzó con una sesión de cocreación junto al equipo de Recursos Humanos de Avizor, orientada a analizar el proceso existente, identificar los puntos críticos de la experiencia de incorporación y definir conjuntamente el modelo de onboarding deseado.
A partir de este trabajo colaborativo, se diseñó una metodología basada en la experiencia del empleado, entendiendo el onboarding como un proceso progresivo que comienza antes de la incorporación y continúa durante las primeras semanas en la organización.
Posteriormente, se desarrolló un workshop específico para capacitar al equipo de Recursos Humanos en técnicas de facilitación, comunicación y dinamización de las sesiones de bienvenida.
La formación incorporó simulaciones, role plays y situaciones reales para facilitar la transferencia al puesto de trabajo y combinó aprendizaje experiencial, reflexión guiada y herramientas prácticas aplicadas al contexto de Avizor.
IMPACTO OBTENIDO
El proyecto permitió a Avizor disponer de un modelo de onboarding más estructurado, homogéneo y centrado en las personas.
La nueva metodología favorece una incorporación progresiva, reduce la sensación de desorientación de las nuevas incorporaciones y proporciona a managers y Recursos Humanos un marco claro de actuación durante todo el proceso de integración.
Además, el proyecto impulsó una mayor coordinación entre Recursos Humanos, managers y equipos, reforzando la coherencia de la experiencia vivida por las nuevas incorporaciones y su alineación con la cultura corporativa de Avizor.